Office Manager

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben jij de spil én het geweten van onze organisatie. Je ondersteunt de directeur-bestuurder en het team (waaronder de regiocoördinatoren) en zorgt dat HR-, administratieve en organisatorische processen goed lopen. Dankzij jou staat de basis stevig en functioneert Move soepel en professioneel.

• Je ondersteunt de directeur-bestuurder en de Raad van Toezicht en zorgt dat agenda’s, stukken en notulen op tijd en compleet zijn;

• Je houdt de HR- en personeelsadministratie op orde (contracten, personeelsdossiers, verlof en verzuim), bewaakt belangrijke deadlines en onderhoudt het contact met het externe salarisbureau;

• Je assisteert de boekhouder zodat de financiële administratie soepel verloopt: je verzamelt en controleert uitgaande facturen en levert input voor de controller;

• Je bent aanspreekpunt voor ICT en privacy (AVG): je houdt overzicht, signaleert risico’s en coördineert de samenwerking met externe specialisten;

• Je coördineert preventie en RI&E en zorgt dat actiepunten worden opgevolgd;

• Je biedt praktische en administratieve ondersteuning aan het team, inclusief de regiocoördinatoren, en organiseert teamdagen en bijeenkomsten die bijdragen aan verbinding en samenwerking;

• Je ondersteunt waar nodig de communicatiecoördinator met uitvoerende taken (zoals de nieuwsbrief en kleine web- of social-updates);

• Je kijkt verder dan de waan van de dag: je signaleert verbeterkansen en helpt de organisatie steeds professioneler te laten werken.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren organisator met hbo-werk- en denkniveau, opgebouwd via een opleiding (zoals Schoevers of vergelijkbaar) of door aantoonbare ervaring als officemanager, managementassistent of in een coördinerende rol. Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en weet duidelijk en vriendelijk te bewaken dat processen lopen en afspraken worden nagekomen. Je combineert een servicegerichte houding met overzicht én natuurlijk overwicht: je helpt anderen vooruit, maar houdt ook de lijnen vast.

Verder breng je mee:

• affiniteit met HR, administratie en governance;

• vertrouwdheid met ICT- en AVG-processen;

• sterke communicatieve vaardigheden, schriftelijk en mondeling;

• enthousiasme voor werken in een maatschappelijke organisatie waar ambitie en idealen hand in hand gaan.

Wat bieden wij?

Je komt terecht in een organisatie met betrokken en bevlogen collega’s die samen werken aan projecten met echte maatschappelijke impact. Bij Move krijg je de ruimte om mee te denken en ideeën aan te dragen, en help je meebouwen aan een organisatie die volop in ontwikkeling is.

Wij bieden je:

• een veelzijdige en betekenisvolle functie voor 28 uur per week;

• een bruto maandsalaris tussen €3.200 en €4.200 bij een 36-urige werkweek (naar rato bij 28 uur), afhankelijk van ervaring;

• een loopbaanbudget van 1,5% van je salaris per maand;

• een eindejaarsuitkering van 8,3% en een vakantietoeslag van 8%;

• standplaats Utrecht: werken vanuit ons kantoor staat centraal, met ruimte voor thuiswerken bij taken die geconcentreerd of individueel uitgevoerd kunnen worden.

Wie zijn wij

Stichting Move zet zich in voor kansengelijkheid, burgerschapsvorming en talentontwikkeling van kinderen en jongeren. Samen met studenten, scholen, gemeenten en bedrijven organiseren we projecten in heel Nederland. Zo bouwen we aan een samenleving waarin iedereen meetelt en mee kan doen. Move verbindt en verruimt blikken!

Inclusiviteit

Stichting Move is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw culturele achtergrond, genderidentiteit, geloofsovertuiging, geaardheid, leeftijd of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

VOG

Omdat wij in onze projecten werken met jonge kinderen vragen wij voor medewerkers die direct betrokken zijn bij onze projecten een VOG-verklaring (Verklaring Omtrent het Gedrag) aan. De kosten zijn uiteraard voor ons.